Imaginez que vous soyez invité à souper. À l’heure convenue, vous vous présentez et la personne qui vous ouvre est étonnée de votre venue. Elle accepte toutefois de vous faire entrer et vous demande de patienter. Vingt minutes plus tard, votre hôte vient finalement à votre rencontre et vous invite à vous rendre seul à la salle à dîner « au 3ème corridor, 2ème porte à droite ». Une fois arrivé sur place, vous découvrez une dizaine de convives que vous ne connaissez pas. Voici ce que nous pourrions appeler un accueil presque parfait.

Maintenant, serait-ce possible que des nouveaux employés soient accueillis de la sorte pour leur première journée de travail? Et pourtant, on imagine déjà le niveau naturel de stress que peut vivre un nouvel employé pour sa première journée de travail. Que pouvons-nous donc faire pour accueillir dignement un nouvel employé et rendre sa première journée agréable? Tout simplement lui ouvrir grand la porte!

Préparer

Afin de rassurer le nouvel employé, montrez-lui qu’il est attendu. Pour ce faire, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

  • Avertir les employés, en commençant par la personne à la réception, de l’arrivée du nouvel employé ainsi que de sa nouvelle fonction au sein de l’entreprise sans oublier d’informer sur la personne qu’elle doit rencontrer en premier. Transmettez l’information à l’interne par le biais d’un mémo ou en personne pour offrir les détails aux employés qui joueront un rôle-clé dans son accueil.
  • Préparer à l’avance la documentation à consulter par le nouvel employé : manuel d’employé, programmes et politiques, plans d’assurances collectives, les cartes d’accès,…enfin tout le nécessaire pour lui montrer que sa présence était attendue et que tout a été prévu pour son arrivée.

Orienter

Dans un nouvel environnement, on est facilement désorienté. Offrez donc toutes les conditions pour que le nouvel employé se familiarise rapidement avec votre entreprise :

  • Présenter l’entreprise : sa mission, ses produits, la vision corporative… n’hésitez pas à utiliser des visuels et rendez la présentation interactive.
  • Expliquer la structure de l’entreprise (les départements, les niveaux hiérarchiques…) – la présentation de l’organigramme permettra au nouvel employé de rapidement comprendre la gouvernance au sein de l’entreprise.
  • Faire un tour des bureaux et/ou de l’usine permettra au nouvel employé de se familiariser avec les lieux et de le rendre autonome plus rapidement.

Recueillir les réactions

Exposé à un grand nombre d’éléments nouveaux, le nouvel employé peut vite être perdu ou encore peut rapidement développer une certaine perception de l’entreprise. Dans ce contexte, il est très important de recueillir ses sentiments, ses perceptions et ses réactions de manière générale :

  • Lui offrir un environnement sécuritaire pour qu’il puisse verbaliser ses émotions et son ressenti sans crainte de jugement ou de réprimande.
  • L’inciter à poser des questions s’il est surpris par ce qu’il découvre ou s’il ne saisit pas certaines informations transmises lors de son accueil.
  • Valider la compréhension par le nouvel employé des informations reçues.

Offrir du Temps

Tout employé, un nouvel employé a fortiori, mérite qu’on lui dédie du temps pour l’orienter, le supporter et l’accompagner à travers son cheminement :

  • Planifier les rencontres qui auront lieu avec le nouvel employé mais également prévoir les heures de pause et de dîner pour éviter que l’employé ne se retrouve seul.
  • Prévoyez du temps pour présenter le nouvel employé à ses collègues et à quelques membres de la haute direction.

Engager

Ces dernières années, nombre d’entreprises ont mis en place des processus rigoureux d’accueil et d’intégration des nouveaux employés. Mais un processus ne remplacera jamais la chaleur humaine de personnes qui ont à cœur le bien-être de leurs nouveaux collègues. Ainsi pensez à :

  • Sensibiliser les employés et gestionnaires de votre organisation à bien accueillir les nouveaux employés.
  • Sondez vos employés pour découvrir comment améliorer l’accueil des nouveaux employés
  • Mettez-vous à la place du nouvel employé et réfléchissez à ce qui pourrait le déranger ou au contraire le réconforter, l’encourager ou le surprendre.

N’oublions jamais que nous n’avons qu’une seule chance de faire une bonne première impression, alors saisissons-là en offrant à nos nouveaux employés un accueil hors pair!

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